Restaurateurs et commerçants : attention à l’exhaustivité de vos libellés de caisse.

Dans le cadre de mes activités d’assistance en cas de contrôle fiscal, mais également en qualité de représentant du Contribuable (via l’Association des Avocats fiscalistes) auprès de la Commission départementale des impôts directs et des taxes sur le chiffre d’affaires, j’ai pu constater une gradation dans le caractère automatique du rejet de comptabilité des contribuables en cas de libellés de caisse imprécis.

Justification du rejet de comptabilité :

Je m’explique, vous êtes un restaurateur ou un commerçant, et vous faites l’objet d’une procédure de vérification de votre comptabilité.

La règle, pour faire simple, est que votre comptabilité sert de base à vos échanges avec l’administration.

Mais dans certains cas, l’Administration est en droit de rejeter votre comptabilité comme étant non probante. Pour un Fiscaliste, cette situation complexifie grandement le traitement de l’affaire, car notamment, la charge de la preuve appartient maintenant au Contribuable qui devra prouver par tout moyen le bien-fondé de ses allégations.

La Doctrine administrative publiée par l’administration fiscale, précise que le :

« rejet d’une comptabilité comme dénuée de sincérité ou comme non probante ne doit être opéré qu’à bon escient et avec la plus grande circonspection, lorsqu’il existe des motifs précis et sérieux permettant de la considérer comme non probante » (BOI-CF-IOR-10-20-20120912 n°60).

Or, en pratique, l’Administration ne fait pas toujours preuve de ladite « circonspection ».

Un rejet de comptabilité entraine de facto la mise en place par l’administration d’une méthode de reconstitution qui sera par nature imprécise (reconstitution par rapport généralement aux achats consommés : cafés, bières, serviettes, etc).

Vérification des éléments informatisés :

L’Administration se dote au fil du temps d’un arsenal de vérification informatisé qu’il convient de « nourrir », aussi bien avec le FEC (fichier des écritures comptables) des années vérifiées, qu’avec les fichiers issus des caisses enregistreuses informatisées (qui sont obligatoirement standardisés et certifiés depuis 2018).

Le fichier informatique de la caisse « bande de contrôle informatisé », regroupe l’ensemble des ventes portées sur la caisse, le jour et l’heure de la vente, le numéro de ticket client, le prix, etc.

Surtout, il doit indiquer la désignation des produits vendus.

Importance des libellés de caisse :

Or, il est courant notamment pour les restaurateurs d’avoir configuré leur caisse enregistreuse avec de « grands libellés par famille d’articles » tels que « entrées », « bar », « plat du jour », « sodas »…

Il semblerait à ce jour que l’administration considère que ces seuls libellés imprécis empêchent les Services Vérificateurs de faire leur travail de vérification, et de rapprochements des achats et des ventes, ce qui justifie le rejet de la comptabilité.

Au demeurant, un tel rejet est d’autant plus justifié si les libellés imprécis peuvent réunir des articles avec des taux de TVA différents (« boissons »).

Évidemment chaque situation est spécifique, et ce critère est généralement utilisé en parallèle d’autres éléments. Cependant, l’importance de la précision du libellé me semble devoir être affinés par la jurisprudence.

Le cas d’un commerçant dont l’activité est la vente d’articles de sport par exemple, à quel point son libellé de caisse doit-il être précis : chaussure >marque > modèle > couleur > taille…  Avec des collections qui varient tous les 3 mois, il est facile de comprendre que la configuration de la caisse enregistreuse va lui prendre un temps certain.

Cette question pour des vêtements ou des chaussures fait d’autant plus sens que le prix de vente, pour un même article, mais dans une taille ou une couleur différente, est généralement identique.

Démonstration de l’exhaustivité de la comptabilité :

En tout état de cause, si vous êtes commerçant, et que vous vous faites contrôler alors que vos libellés de caisse ne sont pas exhaustifs, votre situation n’est pas perdue ; mais elle nécessitera certainement un travail de défense plus chronophage.

J’ai récemment assisté un restaurateur sur une telle problématique, si l’Administration fiscale a maintenu le rejet de comptabilité, nous avons pu démontrer via les prix pratiqués pour chaque famille de produits, que les montants correspondaient à ce qui avait été déclaré.

Les relevés de caisse permettent d’individualiser chaque vente avec son prix unitaire, aussi en l’espèce j’ai cherché à identifier les bières vendues par mon client qui étaient libellées « bar ». Il s’agissait des seules boissons à la carte à 3.50 EUROS, il m’a ainsi été possible de les isoler (en plus des pints, panachés, et autre monacos), pour par suite, confirmer que le nombre de bières vendues correspondait bien aux achats comptabilisés, et ainsi écarter les redressements envisagés.